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SYSTÈME d'ARCHIVAGE

Types d'utilisateurs

Le logiciel de gestion d'archives propose 2 niveaux d'utilisateurs. Le premier niveau, usager, est limité aux recherches par mots clés et la visualisation des documents. Le 2e niveau, administrateur, à comme fonction la gestion du système, soit : gestion des usagers, des documents et des catégories de documents.

Fonctions usager

Login
Pour accéder au système, vous devez entrer votre nom d'usager et votre mot de passe tels que fournis par l'administrateur. Si des problèmes de login surviennent, veuillez voir avec votre administrateur.

Recherche
Une fois autorisé, on accède à l'écran de recherche suivant :

Nous pouvons procéder à 4 opérations différentes à ce stade ci.

1. recherche par mots clés
Entrez les mots ou idées que vous voulez rechercher et le système produirs une liste des documents correspondants.

2. affichage par catégorie
Il est aussi possible de faire afficher les documents contenus dans une catégorie.

3. changer de mot de passe
Si par mesure de sécurité, vous voulez changer de mot de passe.

4. quitter le système
Une fois la recherche finie.

Liste de résultats
Après chaque recherche par mots clés, nous obtenons une liste des résultats pour la recherche. Il suffit alors de cliquer sur le document désiré et il sera affiché sur une nouvelle page.

Fonctions administrateur

Passer en mode administration
Si on est administrateur, un bouton administration devient disponible dans la fenêtre de recherche pour balancer en mode administration.

Une fois en mode administration, les opérations se font a partir des 3 boutons suivants :

Gestion des catégories
Il est possible d'effectuer 3 types d'opérations:

• Créer une catégorie
  Il y a 3 étapes pour la création d'une catégorie.
  • Donner un nom significatif à la catégorie
  • Choisir le code de couleur pour celle-ci
  • Donner les accès à chacun des usagers
• Modifier une catégorie
  Pour modifier une catégorie, on clique dessus et on obtient sur la droite les options pour la catégorie. Modifier au besoin et enregistrer.
• Enlever une catégorie
  Pour supprimer une catégorie, simplement cliquer sur le [-]

Gestion des documents
Il est possible d'effectuer 4 types d'opérations:

• Déposer un document dans la base de données
  Il y a 5 étapes pour la création d'une catégorie.
  • Donner un titre à votre document
  • Télécharger le fichier correspondant
  • Spécifier si le document est visible lors de la recherche
  • Entrer les mots clés (séparer par un espace), qui serviront lors de la recherche
  • Spécifier l'appartenance aux catégories
• Lister un document
  Sur la gauche nous avons un menu qui nous permet de lister les documents dont le titre commence par la lettre voulue.
• Modifier un document
  Pour modifier un document, on clique dessus et on obtient sur la droite les options pour le document. Modifier au besoin et enregistrer.
• Supprimer un document
  Pour supprimer un document simplement cliquer sur le [-]

Gestion des usagers
Il est possible d'effectuer 3 types d'opérations:

• Créer un usager
  Il y a 4 étapes pour la création d'un usager.
  • Donner un nom ou un "username" à votre usager.
  • Entrer le mot de passe attribué à cet usager
  • Spécifier si l'usager est administrateur ou va simplement effectuer de la recherche
  • Spécifier l'accès aux catégories
• Modifier un usager
  Sur la gauche nous avons une liste d'usagers. On click dessus et on obtient sur la droite les options pour l'usager. Modifier au besoin et enregistrer.
• Supprimer un usager
  Pour supprimer un usager simplement cliquer sur le [-]